Sistem Penomoran dan Penjajaran DRM
Langkah-langkah penomoran DRM
1)
Kode wilayah penomoran rekam medis
2)
Petugas menanyakan nama kepala keluarga
3)
Petugas menanyakan alamat pasien
4)
Petugas mencatat nama kepala keluarga di buku indeks
sesuai wilayah
5)
Petugas membuat kartu tanda berobat sesuai nomor dan
identitas pada buku indeks
6)
Petugas menulis Nomor kartu pada lembar Rekam Medis
pasien
7)
Petugas menulis nomor Rekam Medis pada buku register
pendaftaran
8)
Petugas menulis nomor Rekam Medis dan identitas
kepala keluarga padafamily folder
9)
Petugas memberikan kartu tanda berobat kepada pasien
10) Petugas menginstruksikan pada pasien agar selalu membawa kartu setiap berobat dan kartu berlaku untuk satu keluarga
Teknik dan Cara Melakukan Penjajaran DRM
Penjajaran Dokumen Rekam Medis
mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 cara yaitu :
1)
Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung
(Straight Numerical Filing)
Merupakan penyimpanan dengan cara nomor langsung
(berurutan), penyimpanan DRM disimpan
dalam rak penyimpanan secara beturut-turut sesuai dengan urutan nomornya.
Contoh : Berkas rekam medis dengan nomor rekam medis 6 digit seperti berikut: 012709, 0127010, 012708. Jadi dalam penyimpanannya, penjajaran/ urutannya adalah 012708, 012709, 0127010.
·
Kelebihan :
-
Petugas mudah dilatih
-
Mudah mengambil DRM untuk keperluan edukasi, riset
atau dinonaktifkan
-
Hemat waktu dan tenaga
·
Kekurangan :
-
Kekeliruan mudah terjadi, petugas harus
memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis
-
Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis pada rak
penyimpanan untuk nomor besar
-
Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar
dilakukan
2)
Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit Filing )
Merupakan sistem penyimpanan dengan melihat pertama
dari angka akhir, dalam sistem ini nomor rekam medis dibagi menjadi 3 bagian,
yaitu primary digits, secondary digits dan tertiary digits.
Contoh : Berkas rekam medis dengan 6 digit nomor rekam medis, yaitu 27-01-08. Maka angka 08 merupakan primary digits, angka 01 merupakan secondary digits, dan angka 27 merupakan tertiary digits. Untuk melakukan penyimpanan terhadap berkas rekam medis sesuai sistem ini, yaitu melihat posisi dengan urutan yaitu: primary digits, secondary digits, tertiary digits.
·
Kelebihan
:
-
DRM
tersebar secara merata pada 100 kelompok di dalam rak penyimpanan
-
Petugas
dapat diberikan tanggung jawab untuk kelompok tertentu
-
Petugas
tidak akan berdesakan mengenai lokasi penyimpanan DRM
-
Mudah
mengingat letak DRM
-
Kekeliruan
dapat dikurangi
·
Kekurangan
:
-
Membutuhkan
pelatihan petugas
-
Membutuhkan
biaya yang banyak dalam perencanaan rak
3)
Sistem
Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Merupakan sistem penyimpanan dengan melihat pertama dari angka tengah,
dalam penyimpanan berkas rekam medis yang menggunakan sistem penjajaran angka
tengah hampir sama dengan sistem penjajaran angka akhir. Perbedaannya adalah
letak posisi primary digits, secondary digits dan tertiary digits.
Contoh : 012708. Maka angka 27 merupakan primary digits, angka 01 merupakan secondary digits, dan angka 08 merupakan tertiary digits.
·
Kelebihan
:
-
Konvensi
dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah, berkas dapat
-
ditransfer
dengan blok terdiri dari 100 charts
-
Sistem
angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan
-
Kejadian
misfiled dapat dihindari
-
Petugas
dapat diberi tanggung jawab untuk masing-masing section
·
Kekurangan
:
-
Lebih
lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran
- Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu
Pencegahan salah letak Dokumen Rekam Medis (misfile) dengan kode warna
Agar menghindari kesalahan
letak DRM, pemberian kode warna sangat dibutuhkan. Misalnya ketentuan warnanya
yaitu :
-
Angka 1 = Ungu
-
Angka 2 = Kuning
-
Angka 3 = Hijau tua
-
Angka 4 = Oranye
-
Angka 5 = Biru muda
-
Angka 6 = Coklat
-
Angka 7 = Putih
-
Angka 8 = Hijau muda
-
Angka 9 = Merah
-
Angka 0 = Biru tua
Contoh : Nomor RM 12089. Maka angka 1 = ungu, 2 = kuning, 0 = biru tua, 8 = hijau muda, dan 9 = merah.
Komentar
Posting Komentar