Sistem Penomoran dan Penjajaran DRM

       Langkah-langkah penomoran DRM

1)      Kode wilayah penomoran rekam medis

2)      Petugas menanyakan nama kepala keluarga

3)      Petugas menanyakan alamat pasien

4)      Petugas mencatat nama kepala keluarga di buku indeks sesuai wilayah

5)      Petugas membuat kartu tanda berobat sesuai nomor dan identitas pada buku indeks

6)      Petugas menulis Nomor kartu pada lembar Rekam Medis pasien

7)      Petugas menulis nomor Rekam Medis pada buku register pendaftaran

8)      Petugas menulis nomor Rekam Medis dan identitas kepala keluarga padafamily folder

9)      Petugas memberikan kartu tanda berobat kepada pasien

10)  Petugas menginstruksikan pada pasien agar selalu membawa kartu setiap berobat dan kartu berlaku untuk satu keluarga

Teknik dan Cara Melakukan Penjajaran DRM

Penjajaran Dokumen Rekam Medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 cara yaitu :

1)      Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Merupakan penyimpanan dengan cara nomor langsung (berurutan),  penyimpanan DRM disimpan dalam rak penyimpanan secara beturut-turut sesuai dengan urutan nomornya.

Contoh : Berkas rekam medis dengan nomor rekam medis 6 digit seperti berikut: 012709, 0127010, 012708. Jadi dalam penyimpanannya, penjajaran/ urutannya adalah 012708, 012709, 0127010.

·         Kelebihan :

-          Petugas mudah dilatih

-          Mudah mengambil DRM untuk keperluan edukasi, riset atau dinonaktifkan

-          Hemat waktu dan tenaga

·         Kekurangan :

-          Kekeliruan mudah terjadi, petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis

-          Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar

-          Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan

2)      Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit Filing )

Merupakan sistem penyimpanan dengan melihat pertama dari angka akhir, dalam sistem ini nomor rekam medis dibagi menjadi 3 bagian, yaitu primary digits, secondary digits dan tertiary digits.

Contoh : Berkas rekam medis dengan 6 digit nomor rekam medis, yaitu 27-01-08. Maka angka 08 merupakan primary digits, angka 01 merupakan secondary digits, dan angka 27 merupakan tertiary digits. Untuk melakukan penyimpanan terhadap berkas rekam medis sesuai sistem ini, yaitu melihat posisi dengan urutan yaitu: primary digits, secondary digits, tertiary digits.

·         Kelebihan :

-          DRM tersebar secara merata pada 100 kelompok di dalam rak penyimpanan

-          Petugas dapat diberikan tanggung jawab untuk kelompok tertentu

-          Petugas tidak akan berdesakan mengenai lokasi penyimpanan DRM

-          Mudah mengingat letak DRM

-          Kekeliruan dapat dikurangi

·         Kekurangan :

-          Membutuhkan pelatihan petugas

-          Membutuhkan biaya yang banyak dalam perencanaan rak

3)      Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)

Merupakan sistem penyimpanan dengan melihat pertama dari angka tengah, dalam penyimpanan berkas rekam medis yang menggunakan sistem penjajaran angka tengah hampir sama dengan sistem penjajaran angka akhir. Perbedaannya adalah letak posisi primary digits, secondary digits dan tertiary digits.

Contoh : 012708. Maka angka 27 merupakan primary digits, angka 01 merupakan secondary digits, dan angka 08 merupakan tertiary digits.

·         Kelebihan :

-          Konvensi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah, berkas dapat

-          ditransfer dengan blok terdiri dari 100 charts

-          Sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan

-          Kejadian misfiled dapat dihindari

-          Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk masing-masing section

·         Kekurangan :

-          Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

-          Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu

Pencegahan salah letak Dokumen Rekam Medis (misfile) dengan kode warna

    Agar menghindari kesalahan letak DRM, pemberian kode warna sangat dibutuhkan. Misalnya ketentuan warnanya yaitu :

-          Angka 1 = Ungu

-          Angka 2 = Kuning

-          Angka 3 = Hijau tua

-          Angka 4 = Oranye

-          Angka 5 = Biru muda

-          Angka 6 = Coklat

-          Angka 7 = Putih

-          Angka 8 = Hijau muda

-          Angka 9 = Merah

-          Angka 0 = Biru tua

Contoh : Nomor RM 12089. Maka angka 1 = ungu, 2 = kuning, 0 = biru tua, 8 = hijau muda, dan 9 = merah.

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Papulosquamous disorders